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Comment rembourser le bénévole des frais engagés pour le compte de l’association ?

Article mis à jour le 20/05/2011
Associations

Le bénévole d’association peut être remboursé des dépenses qu’il a engagées pour le compte de l’association. En principe les remboursements des frais des bénévoles doivent correspondre à des dépenses réelles et justifiées. Une exception existe pour les justificatifs de frais de carburant lors des déplacements du bénévole pour le compte de l’association.

Le principe de remboursement des frais engagés par le bénévole

Les frais engagés par les bénévoles au bénéfice de l’association ne peuvent être en principe remboursés que sur présentation de factures justificatives. Ces remboursements ne sont alors pas imposable pour ce bénévole.

Le remboursement des frais par l’association doit correspondre à l’euro près au montant des justificatifs fournis par le bénévole (tickets d’autoroute, factures de repas…).

Les remboursements des frais de carburant des bénévoles

Si les frais engagés par le bénévole doivent être en principe justifiés, l’administration autorise l’application d’un barème kilométrique lorsque ces frais correspondent à l’utilisation d’un véhicule.

Le bénévole doit pouvoir justifier la date, le kilométrage et le motif du déplacement dont il sollicite le remboursement.

Le barème kilométrique s’applique  dans les mêmes conditions que pour un salarié. Le bénévole peut être propriétaire de son véhicule ou utiliser un véhicule appartenant à son conjoint ou à son partenaire de pacs. 

Lorsque le bénévole utilise un véhicule loué il doit en principe déduire ses frais réels. Toutefois, pour les frais de carburant, il peut utiliser le barème publié chaque année par l’administration.

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Attention aussi aux situations à risques.

Les associations ont la possibilité de remettre à leurs bénévoles des chèques-repas, dont le financement est exonéré de toutes charges fiscales, contributions et cotisations sociales et n'est pas assujetti à l'impôt sur le revenu.

Mais l'attribution des chèques-repas au bénévole doit être justifiée par une contrainte de repas liée à l’activité de l’association. Il en va de même du nombre de chèques-repas pouvant être attribués : s’il est avéré que le bénévole assure une permanence tous les lundis matin, on ne peut lui attribuer trente chèques-repas par mois.

assistant-juridique.fr/remboursement_benevole_precautions.jsp